Wir bewerten Netxp-Verein als Nachfolger der bisherigen Vereins-Verwaltungstools, wie DAS@PC oder Web CRM von eGecko. Darüber hinaus bietet Netxp-Verein eine Vielzahl von sinnvollen Funktionen und Möglichkeiten, die organisatorischen Aufgaben im Ortsverband deutlich zu erleichtern. Netxp-Verein ist eine Vereinsverwaltung, welche deutschlandweit schon in über 7000 Vereinen eingesetzt wird. Der ehemalige Vorstand und wir haben uns in den vergangenen drei Jahren intensiv mit der Software und dem Anbieter auseinandergesetzt und nun den Startschuss zur Einführung per 1. Januar 2022 gegeben.
Die Kosten für die neue Software belaufen sich auf knapp über 30 ct je Mitglied im Jahr. Das bisherige System „eGecko“ kostete bzw. kostet uns allerdings auch Geld, wird aber nach erfolgter Umstellung abgeschaltet. Auf der anderen Seite ergibt sich durch die Einführung von Netxp-Verein ein großes Einsparpotenzial mit einer Summe im fünfstelligen Bereich.

Das Programm steht auf den folgenden vier Säulen: 

Vereinsverwaltung: Mit der komfortablen Online-Vereinsverwaltung arbeiten DARC Distrikts- und Ortsverbandsvorsitzende, Kassenwarte und Referenten mit beliebig vielen Benutzern und nur einem (!) Datenbestand. Diese Daten werden – datenschutzkonform – zentral auf einem gesicherten Server gespeichert. Den Benutzern können verschiedene Rechte zugewiesen werden. 

Mitgliederverwaltung: Die umfangreiche und doch einfach zu bedienende Oberfläche ist eine der wichtigsten Entscheidungskriterien der Online-Vereinsverwaltung. Auch ist es nun möglich, direkt auf dem OV-Abend u.a. die Telefonnummer und Adressdaten von Mitgliedern im System zu ändern. So können alle Kommunikationswege auf dem aktuellsten Stand gehalten werden und es gibt keinen Frust mehr wegen E-Mails, die als „unzustellbar“ zurückkommen, oder einer nicht erhaltenen CQ DL.

Finanzverwaltung:  Hier wickelst du sämtliche Finanzangelegenheiten deines Ortsverbandes ab. Das integrierte Onlinebanking mit nun virtuellen Konten kann für alle Bankgeschäfte genutzt werden. Durch die Einführung der virtuellen Konten können die Konto führungsgebühren drastisch gesenkt werden. Mit der integrierten Buchführung und Belegablage ist die Halbjahres- bzw. Jahresabrechnung im OV in wenigen Augenblicken erledigt. Die Einsendung der Belege an die Geschäftsstelle entfällt vollständig.
 

Kommunikation: Um eine möglichst große und gute Außenwirkung zu erzielen, ist es nötig, mit Vereinsmitgliedern in Kontakt zu bleiben. Mit Netxp-Verein können Serienbriefe oder Serien-E-Mails im Nu erstellt werden.

Zum einen erhalten die Kassierer bzw. OVVs keine EC-Karte mehr für das Konto ihres Ortsverbands. Dem gegenüber steht der Vorteil, dass das langwierige Legitimationsverfahren vollständig entfällt. Diese Berechtigung für den Zugriff auf die Mittel des Distrikts bzw. Ortsverbands kann nun direkt durch die Geschäftsstelle erfolgen.

Alle Konten der Ortsverbände und des Distriktes werden zu einem Hauptkonto zusammengefasst. Jeder Distrikt/OV hat aber nur Zugriff auf seine Finanzmittel. Alle Überweisungen können direkt aus Netxp-Verein erfolgen.

Die Reduzierung der Bankkonten ist mit der Einführung der neuen Vereinsverwaltungssoftware Netxp-Verein verbunden. Netxp-Verein bietet neben der Mitgliederverwaltung auch die Möglichkeit der Finanzverwaltung, sodass jeder OV dennoch sein eigenes Konto besitzt – mit allen Geldmitteln wie zuvor. Nichts ist weg! Auch hat das Geld kein anderer!

Zudem können der OVV und der Kassierer ein völlig einfaches und sicheres Onlinebanking vornehmen. Es ermöglicht tagesaktuelle Reporte und es können Abschlüsse, z.B. Kassenberichte, erstellt werden. Selbstverständlich sind auch Überweisungen möglich. So kann man noch am OV-Abend die 7,99 € Porto für das letzte Paket der QSL-Karten an den QSL-Manager überweisen. Durch die Einführung von Netxp-Verein wird die Arbeit des Kassierers um ein Vielfaches erleichtert.

Überweisungen erfolgen online in Netxp-Verein. Eine Rechnung oder Quittung im PDF-Format muss einer Überweisung beigefügt werden. Nach Ausführung der Überweisung wird durch die Geschäftsstelle eine gesammelte Auftragsliste an die Bank übertragen. Die Belege sind in der DARC-Belegablage gespeichert und jederzeit verfügbar. Das Original verbleibt beim Kassenwart. Somit müssen keine Belege mehr in die Geschäftsstelle gesandt werden.

Auf unserer Vorstandssitzung am 17. Juli haben wir beschlossen, ca. 65 000 € pro Jahr einzusparen.
Wie ihr sicherlich auch im privaten Umfeld schon mitbekommen habt, heben die Banken vermehrt Kontoführungsgebühren massiv an. Auch die Postbank trat im Frühjahr 2021 an den DARC e.V. heran, um über eine anstehende Erhöhung zu informieren.
Hintergrund: Die Mitgliederversammlung beauftrage den Vorstand am 14./15. Mai 2011 (Antrag 9E) damit, die Kontoführung der Untergliederungen bei einem Geldinstitut, statt bisher nahezu 800 verschiedenen Banken, zusammenzuführen. Dabei entschied man sich im späteren Verlauf für die Postbank, da neben der Erfüllung verschiedenen Grundvoraussetzungen, eine weitestgehend kostenlose Kontoführung angeboten wurde. Die Umstellung sollte auf freiwilliger Basis bis zum 31.12.2013 erfolgen, ab 2014 war die Kontoführung bei der Postbank verpflichtend.
Nach der Bankenkrise im Jahr 2016, trat die Postbank an den DARC heran und teilte mit, ab 2017 Kontoführungsgebühren erheben zu müssen. Diese Gebühren wurden bisher zentral durch den DARC e.V. getragen und den Untergliederungen nicht berechnet.
Im April dieses Jahres trat die Postbank erneut an den DARC heran und unterbreitete ein Angebot, welches die Erhöhung der Kontoführungsgebühren auf 5,90 € pro Monat und Konto ab Juli 2021 beinhaltete. Durch gute Verhandlungen des Vorstandes, der Geschäftsführung und des Sprechers des Haushaltsausschusses, konnte diese Erhöhung auf 2022 verschoben werden.
Auswege
Seit einigen Jahren wird die Umstellung der DARC-Vereinsverwaltung auf Netxp-Verein durch den Vorstand und die Geschäftsstelle vorangetrieben. Im Zuge dessen können Bankgebühren durch die Einführung von virtuellen Konten deutlich reduziert werden. Was genau wird nun geschehen? Wir haben uns dazu entschlossen, die knapp 1500 physischen Konten, die der DARC e.V. besitzt, zu reduzieren. Von den 1500 Konten werden 1150 aktiv genutzt, wovon wiederum 998 bei der Postbank unterhalten werden. Allein hier sieht man schon die Einsparung, da die Kontoführungsgebühren von jetzt 3,90 € je Konto auf 5,90 € je Konto angehoben werden soll. Ab dem 1.1.2022 wird die Anzahl der Bankkonten drastisch reduziert, dies hat zur Folge, dass alle Geldbestände der Ortsverbände eines Distriktes und dessen Mittel auf einem Konto zusammengeführt werden.
Zudem findet diese Zusammenlegung der Konten in allen Bereichen des DARC e.V. seine Anwendung und gilt auch für den Vorstand und dessen Referate.
Durch diese Umstellung fällt die Anzahl der Konten auf maximal 30 und reduziert die Kontoführungsgebühren um ca. 65 000 € pro Jahr (ohne Trans­aktionskosten) – allein bei der Postbank. Dem gegenüber stehen die zukünftigen Gebühren, die nach der Umstellung nur noch ca. 3600 € pro Jahr betragen (ohne Transaktionskosten).